этк

Как пользоваться электронной трудовой книжкой

На данный момент большинство государственных услуг можно получить удаленно. Данные возможности позволили упростить различные сферы действия общества, не исключением стали трудовые отношения. Нововведения касательно электронных трудовых книжек также принимаются для оптимизации и ускорения взаимодействия между основными сторонами.

Что такое электронная трудовая книжка?

В России ЭТК – это адекватная реакция на развитие информационных технологий и внедрение во все сферы жизни общества. Представляет собой своеобразную копию трудовой книжки в электронном виде. В сопоставлении с бумажной версией не имеет принципиальных отличий по содержанию.

Особенностью новой альтернативы является отсутствие физического носителя – базовые сведения о трудоустройстве будут храниться в сетевом пространстве. Чтобы просмотреть онлайн материалы, можно воспользоваться одним из следующих ресурсов:

  • портал и мобильное приложение Государственных услуг;госуслуги
  • официальный сайт ФСС – в кабинете страхователя или получателя услуг;фонд социального страхования
  • веб-страница регионального отделения ПФР.ПФ РФ региональное отделение

Альтернативный вариант – у специализированных сетевых операторов. Протокол о стаже в дальнейшем можно запросить как на бумаге, также отчетом в сети. Получить на руки выписку из ЭТК доступно у текущего или предыдущего нанимателя, также в подразделении Пенсионного Фонда России и в МФЦ.

Закон об ЭТК с 1 января 2020

Толчком к тому, чтобы начала повсеместно внедряться ЭТК, стало принятие в середине декабря 2019 года Федерального закона №493. Однако первый шаги были приняты ранее – уже в мае ПФРФ оцифровал все действующие книжки. Указанный нормативно-правовой акт определил корректировки действующего ТК РФ, в частности, закрепил следующее:

  • обязанность работодателя по ведению ТК в цифровом формате;
  • порядок, как происходит передача сведений в информационную систему ПФР;
  • возможности сотрудников выбирать между доступными альтернативами;
  • получение доступа к персональным данным о работе.

На начало ноября 2020 года также в процессе принятия проходит законопроект, напрямую связанный с указанным ФЗ, об ответственности юридических лиц за несвоевременное или недостоверное наполнение ЭТК.

Преимущества и недостатки

Среди ключевых преимуществ электронного варианта ТК стоит отметить:

  • отсутствие ограничений – посмотреть данные можно с любого устройства;
  • внедрение механизмов удаленного трудоустройства;
  • сокращение расходов на приобретение физических носителей;
  • упрощение ведения отчетов кадровой службой;
  • возможность быстрого получения доступа к дополнительным госуслугам, в том числе, к оформлению пенсии;
  • невозможно потерять документ – данные хранятся на защищенных серверах;
  • удобный инструмент для аналитики.

Несмотря на перечисленные плюсы ЭТК, все же можно выделить определенные недостатки. В первую очередь в организации могут возникнуть трудности с внедрением обновленной системы – необходима установка специального программного обеспечения, обучение кадровиков ведению учета в рамках семинара. Также всегда есть риск утечки персональных сведений.

Выделенные минусы могут показаться сложными только на первых этапах. Постепенный переход позволит относительно быстро и легко адаптировать систему.

Перечень сведений электронной трудовой книжки

В цифровом документе вводятся основные параметры рабочей деятельности физического лица, в частности:

  • персональные данные гражданина;
  • текущее и прошлое место работы с уточнением структурного подразделения;
  • информация о специальности, профессии, занимаемых должностях, пройденных курсах по повышению квалификации;
  • перечень видов должностных обязательств;
  • рабочий стаж – период работы, дата приема, увольнения или перевода;
  • причины расторжения договора о найме.

Не указываются в выписках материалы о награждениях и об образовании – о школе или ВУЗе. Учитывается только профессиональная деятельность гражданина.

Введение трудовой книжки нового образца не обязывает работника отказываться от бумажной версии. Второй вариант по-прежнему имеет юридическую силу и будет полезен в дальнейшем, например, пенсионерам для подтверждения собственного стажа до 2020 года. Поскольку в ЭТК фиксируются данные только после указанного периода.

Войти в кабинет ЭТК

Переход на электронные трудовые книжки

Законодательством закреплено, что можно добровольно выбрать предпочитаемый формат ведения трудовой по соответствующему заявлению. Исключением являются те граждане, которые впервые устроились на работу в 2021 году, – бумажная версия вовсе не будет предоставляться, необходимая информация о трудоустройстве сразу переносится в компьютер.

Сроки

Действующим работникам необходимо до 31 декабря 2020 года решить, сохранить или отказаться от ведения трудовой книжки в бумажном формате. Соответствующее уведомление обязана направить организация, в которой работает человек. Заявление о выборе передается в кадры в заданные сроки.

Если сотрудник отказался от бумажной версии, компания возвращает физический носитель на руки гражданину и с этого момента вносит сведения только в цифровом формате.

Неработающий на данный момент гражданин, но имеющий трудовую книжку, сможет перевестись по факту трудоустройства. Безработный без бумажной трудовой сразу оформляется только в системе.

Этапы

Можно выделить два ключевых этапа, как сделать комфортным переход на цифровой формат ведения ТК:

  • Технический. Создать оптимальные условия для ведения ЭТК – при необходимости купить или поменять оборудование и программное обеспечение.
  • Организационный. Объяснить сотрудникам, как завести электронную трудовую книжку. Разъяснить кадровой службе, как заполняется соответствующая отчетность, в том числе возможность исправления ошибок.

Гарантии сохранности ЭТК

Информационная система ПФР имеется аттестацию, которая соответствует требованиям нормативно-правовых актов относительно защиты персональных данных. Соответствующий реестр распределяется и закрепляется в специализированных системах хранения. Хранить сведения в ЭТР не опасно, риск утечки сведены к минимуму. Как показывается практика, информация хорошо защищена – ранее взломов сбоев не возникало.

Как отмечалось выше, разница между бумажной и цифровой версией заключается в возможной потере письменной выписки. Тогда виртуальные сведения не могут быть утрачены.

Что будет с бумажными трудовыми книжками

Внедрение электронных книжек на данный момент значительно не сказывается на бумажных трудовых. Граждане могут отказаться от альтернативного варианта и продолжать пользоваться традиционным форматам. Работодатель не может препятствовать решению сотрудника.

Если говорить о перспективе, то с 2021 года планируется постепенный повсеместный переход на цифровой документооборот. Как отмечалось выше, граждане, впервые устраивающиеся на работу в последующие годы, смогут вести только ЭТК.

Действия работодателей по переходу на ЭТК

Для работодателей пошаговая инструкция перехода на электронные трудовые книжки включает в себя пять основных этапов:

  1. Информирование сотрудников об изменениях в ПВТР.
  2. Сбор и обработка принятых сотрудниками решений.
  3. Введение изменений в соответствующий локальный акт.
  4. Возврат при необходимости бумажных трудовых книжек.
  5. Выдача сведений о текущем состоянии кадров в предприятии ПФ РФ.

Процедура перехода является добровольной – организация не может заставлять сотрудников выбирать определенную альтернативу.

Направить уведомления работникам о введении ЭТК

Уведомить сотрудников об изменениях, внесенных в нормативную базу, текущему работодателю необходимо до 31 октября 2020 года. Выдача уведомлений является обязательством компании. Если конкретный работник по определенным обстоятельствам не может получить сообщение лично, можно направить заказное письмо. В частности, если человек не исполнял обязанности в связи:

  • с временной недееспособностью;
  • отстранением от работы согласно ТК РФ, федеральным законам или иным НПА;
  • нахождением в отпуске.

Для удобства можно использовать образец соответствующего распоряжения – чтобы скачать бесплатно, кликните по следующей ссылке. Внешним совместителям не обязательно предоставлять уведомления.

образец оформления уведомления

Штрафы за неуведомление

За отказ или несвоевременное уведомление служащих о принятых поправках в законе возлагается штраф в связи с нарушением правового предписания. Согласно КоАП РФ, предусмотрены следующие санкции для юридических лиц:

Название пакетовУслуги в пакетеСтоимость, руб./мес.
Просто-50Интернет до 50 Мбит/сек590
Просто-100Интернет до 100 Мбит/сек750
Комбо-50Интернет по технологии ETTH;

Интерактивное телевидение
690
Комбо-100Интернет по технологии ETTH;

Интерактивное телевидение
850

Штраф за уведомление может быть назначен единожды, независимо от числа неосведомленных сотрудников. Чтобы в дальнейшем не возникло проблем, важно убедиться, что каждый человек подтвердил ознакомление личной подписью.

Получить от работников заявления о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении ЭТК

В уведомлении работодателю важно осведомить служащих, что решение о переходе должно быть предоставлено в виде заявления. При желании можно бланк заявления с примером заполнения приложить дополнительно к объявлению об изменениях для упрощения процесса перевода на электронный формат. Сотруднику потребуется только указать свои данные и принятое решение.

Если работник не подал соответствующее заявление, то организация продолжает вносить кадровые изменения в бумажной трудовой книжке.

Внести изменения в локальные нормативные акты, коллективные и трудовые договоры

В первую очередь осуществляется проверка внутренних документов юридического лица, затрагивающих вопросы движения трудовых книжек – ведение, хранение и оформление. При необходимости организация или ИП должны внести корректировки в следующие локальные акты:

  • коллективные и трудовые договора;
  • журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей;
  • правила ведения и хранения книжек, формирования бланков;
  • прочие нормативные акты.

На данный момент нет четких методических рекомендаций и разъяснений Минтруда по оформлению книги учета, организация может использовать собственный алгоритм ведения журнала.

Любые изменения должны быть отображены как на бумажных носителях, также в электронных документах. Сохраняется стандартный порядок нововведений в организациях – издается соответствующий приказ, подписывается работодателем и предоставляется для ознакомления работникам.

Выдать бумажные трудовые книжки работниками, выбравшим ЭТК

Работодатель обязан предоставить работникам, перешедшим на электронную трудовую книжку, возвратить бумажный вариант. Выбрасывать устаревший документ настоятельно не рекомендуется. Поскольку это является единственным основанием для подтверждения стажа, накопленного до 2021 года.

У отказавшихся от ЭТК сотрудников книжки продолжают находиться в кадровой службе, ведутся по стандартному алгоритму.

Подать отчеты в ПФР – СЗВ-ТД и СТД-Р

С начала 2021 года компания должна вести отчетность о профессиональной деятельности сотрудника в ПФР в электронном формате, что закреплено Федеральным законом №436. Также согласно постановлению Правительства №730п, необходимо сдавать сведения образца СЗВ-ТД в следующих случаях:

  • прием на работу нового сотрудника;
  • отстранения с текущей должности по инициативе работника или нанимателя, в связи истечением срока действия договора или нарушением законодательства;
  • перевод в другое подразделение или предприятие;
  • оповещение о принятом решении касательно ЭТК и замене трудовой;
  • получение последующей квалификации, специальности;
  • изменение наименования предприятия;
  • обновление формы собственности юридического лица – ИП, ООО, ПАО и тд.

Сдать отчет по указанным выше пунктам организации необходимо в течение следующего рабочего дня. Сроки сдачи отчета при отсутствии кадровых изменений – не позднее 17 февраля 2021. В последующем ежемесячный отчет отправляется также до 15 числа каждого календарного месяца.

Дополнительно необходимо выдать сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р непосредственно сотруднику. Срок предоставления – не более трех дней с момента подачи заявления.

Актуальные вопросы по электронной трудовой книжке

Вопросы и ответы касательно того, как будут действовать в дальнейшем трудовые книжки в цифровом и бумажном формате, можно найти на официальном сайте ПФР. Необходимая информация находятся по следующей ссылке – прокрутите страницу донизу до блока «Вопросы-ответы». ПФ РФ вопрос-ответ

Узнать, как правильно перейти и начать работать с ЭТК, можно по телефону горячей линии – 8(495)870-44-44. Альтернативный вариант – на частном ресурсе СБИС, также на открытом вебинаре «Мое Дело».СБИС

вебинары мое дело

Нужно ли заводить бумажные трудовые книжки в переходном 2020 году?
Требуется ли специальное ПО для ведения ЭТК?
Кто будет иметь доступ к сведениям по ЭТК?
Как работнику получить сведения из трудовой книжки?
Как забрать трудовую книжку при увольнении?
Что делать тем, кто во время перехода на ЭТК не имел трудовых отношений?
Какие документы предоставлять для кредита в отсутствие бумажной ТК?

Ответственность за нарушение правил ведения ЭТК

Условия и правила, как ведется электронная трудовая книжка, закреплены ФЗ №436 от 16.12.2019. За нарушение указанных положений назначаются санкции согласно Кодексу РФ об административных правонарушениях. С внедрением электронной трудовой книжки работодатель начнет нести дополнительную ответственность:

  • за указание причины увольнения гражданина в неверной формулировке;
  • за несвоевременную отправку отчета в территориальный орган ПФР;
  • за внесение недостоверной или неполной информации;
  • за задержки в выдаче трудовой книжки или выписки при увольнении.

К вопросу о том, как исправить ошибку в электронном документе. Если работник обнаружит неточные записи в собственной трудовой книжке, необходимо подать соответствующее заявление. Работодателю отменить запись легко, достаточно внести соответствующие правки в системе.

Согласно текущему проекту ГосДумы, за первое несоблюдение требований последует предупреждение, в частности, за несвоевременное предоставление соответствующей информации в ПФР. За повторное нарушение – штраф до 50 тыс. рублей.

В ближайшее время электронный документооборот внедриться во все аспекты трудовой деятельности. Судить о том, насколько это хорошо или плохо, удастся лишь спустя определенное время. Однако уже сейчас те, кто перешел на цифровые трудовые книжки, может понять преимущества данных нововведений.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Все личные кабинеты
Добавить комментарий